Cela fait un moment que nous avons écrit avec ma collègue Carole Blancot notre livre sur le débordement des mails (Inondé sous les e-mails, résistez !) et pourtant il semble que malgré les démarches de certaines entreprises, parfois très médiatisées comme celle d’ATOS, le problème demeure bien vivace.
Les entreprises croulent désormais sous les données des réseaux sociaux, des mails, des notes et comptes rendus sans parler des notifications pour participer aux différents groupes en ligne et autres grands producteurs de traces informatiques.
L’infobésité n’a pas été compensée par une baisse des demandes de reporting de l’organisation à ses managers, RH et autres responsables de services ou production et vient désormais s’ajouter aux tâches quotidiennes de ces personnes.
Les managers ressemblent à des data analyst sans en avoir les qualifications et se retrouvent prisonniers d’algorithmes qui doivent leur permettre de comprendre le sens des données ou de la rapidité de leur œil et doigts sur le clavier pour tenter d’écoper une boite mail submergée.
Les RH ne sont pas mieux lotos qui se voient alimenter par toutes sortes de reporting non seulement obligatoire et nécessaire comme le bilan social, le plan de formation, la GPEC mais aussi les baromètres sociaux devenus quotidiens, les enquêtes d’opinion, les veilles sociales et juridiques, les données du réseau social, le courrier papier, les SMS et bien entendu les mails.
Que reste-t-il à nos RH et managers comme temps disponible pour la réflexion, l’intuition et rééquilibrer une sous-utilisation de leur cerveau droit ?
A quoi servent toutes ces données et nous rendent –elles plus performant, plus heureux ?
Le risque du digital est de balayer les autres modes de travail nécessaires à un lien social fort en se reposant sur sa toute puissance et demain sur les robots avec intelligence artificielle pour nous aider dans nos décisions. Un médecin exercera avec son application mobile rempli d’IA pour ne pas commettre d’erreurs médicale, un RH aura son avatar pour l’aider à trier mail, sollicitations et préparer des réponses et nous aurons un monde standardisé et apparemment efficace contre le risque.
Le digital est un formidable atout pour notre économie, notre société et bien entendu les RH à condition de remettre de l’humain là où nous avons pu gagner du temps et non de nouveaux process !
Gagner du temps sur le traitement des mails, l’exploitation des données, les reportings et compte-rendu doit s’accompagner d’un rééquilibrage vers des tâches bien plus humaines, relationnelles. Aller sur le terrain, rencontrer les gens, échanger et se donner la capacité à être étonné par la richesse des idées, la puissance de l’engagement des salariés peut vraiment modifier notre façon de diriger.
Nous ne parlons pas de la mode des réunions interminables avec les pénibles jeux de rôle qu’il faut là aussi bousculer grâce au digital en amont et en aval mais de moments plus naturels de rencontre avec le corps social. Combien de salariés se plaignent d’avoir un manager invisible ? Combien de managers communiquent de leur PC au lieu de se lever et faire quelques mètres ?
Les premières étapes consistent à retrouver cette disponibilité de temps en :
• Mettant en place des régles et conseils pour l’utilisation du mail
• Diminuer le formalisme des reporting
• Alléger forme et longueur des comptes rendus
• Privilégier les notes synthétiques avec complément par échange direct si nécessaire
• Organiser sa journée avec des créneaux pour les différentes taches
• Privilégier dans la mesure du possible le contact direct avec ses équipes et penser à organiser des points d’échanges, de partage pour garder un lien fort, leur confiance et engagement.
